Sekretarz gminy współpracując z wójtem ma zapewnić sprawne działanie urzędu. Sekretarz zarządzając gminnym system kadr powinien zapewnić pracownikom odpowiednią motywację do wykonywania obowiązków, tak by odczuwali oni konkurencyjność i jednocześnie dążyli do stabilizacji pracy. Dba przez to by pracownicy podnosili swoje kwalifikacje. Zajmuje się organizacją szkoleń i prowadzeniem spraw doskonalenia zawodowego pracowników urzędu.
Zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności
Dla Pani Justyny Miłaczewskiej
Zatrudnionej na stanowisku: Sekretarz Gminy – pełniący funkcję Kierownika Referatu Organizacyjno - Administracyjnego w Referacie Organizacyjno – Administracyjnym .
I. Podległość służbowa
Przełożonym wszystkich pracowników Urzędu jest Wójt Gminy, który ma prawo wydawać polecenia służbowe każdemu pracownikowi Urzędu.
Pani bezpośrednim przełożonym jest Wójt.
II. Zakres obowiązków wynikających z art. 100 Kodeksu pracy:
1. Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.
2. Pracownik jest obowiązany w szczególności:
1) przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy,
2) przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku,
3) przestrzegać przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych,
4) dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,
5) przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach,
6) przestrzegać w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.
III. Zakres obowiązków wynikających z art. 211 Kodeksu Pracy:
Przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy jest podstawowym obowiązkiem pracownika. W szczególności pracownik jest obowiązany:
1) znać przepisy i zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, brać udział w szkoleniu i instruktażu z tego zakresu oraz poddawać się wymaganym egzaminom sprawdzającym;
2) wykonywać pracę w sposób zgodny z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stosować się do wydawanych w tym zakresie poleceń i wskazówek przełożonych;
3) dbać o należyty stan maszyn, urządzeń, narzędzi i sprzętu oraz o porządek i ład w miejscu pracy;
4) stosować środki ochrony zbiorowej;
5) poddawać się wstępnym, okresowym i kontrolnym oraz innym zaleconym badaniom lekarskim i stosować się do wskazań lekarskich;
6) niezwłocznie zawiadomić przełożonego o zauważonym w zakładzie pracy wypadku albo zagrożeniu życia lub zdrowia ludzkiego oraz ostrzec współpracowników, a także inne osoby znajdujące się w rejonie zagrożenia, o grożącym im niebezpieczeństwie;
7) współdziałać z pracodawcą i przełożonymi w wypełnianiu obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.
IV. Zakres obowiązków pracownika samorządowego:
-
Przestrzeganie obowiązków określonych w:
-
ustawie z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych,
-
w sprawach nie unormowanych w ww. ustawie przepisów prawa powszechnie obowiązujących;
-
w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Jakubów;
-
w Regulaminie Pracy Urzędu Gminy Jakubów.
V. Zadania wspólne pracowników Urzędu.
-
Do wspólnych zadań pracowników ze względu na rodzaj prowadzonych spraw należy w szczególności:
-
posiadanie odpowiednich kwalifikacji i znajomość przepisów prawnych w zakresie prawa samorządowego, kodeksu postępowania administracyjnego, prawa administracyjnego i przepisów gminnych, jak również w niezbędnym zakresie prawa cywilnego i karnego oraz finansowego;
-
zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań;
-
zapewnienie prawidłowego elektronicznego obiegu dokumentów;
-
właściwe przechowywanie i zabezpieczenie dokumentacji wytworzonej na stanowisku pracy w sposób określony instrukcją kancelaryjną oraz przekazywanie dokumentacji wytworzonej na stanowisku do archiwum zakładowego;
-
przygotowywanie zagadnień, projektów dokumentów, projektów uchwał na posiedzenia rady gminy oraz zarządzeń wójta i nadawanie biegu ich realizacji;
-
współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego, administracją rządową, organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami w zakresie przypisanych kompetencji;
-
umiejętność właściwego kontaktowania się z mieszkańcami oraz administracją samorządową i rządową;
-
współpraca podczas rozpatrywania skarg i wniosków według właściwości;
-
organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu ochrony tajemnic prawnie chronionych oraz ochrony danych osobowych;
-
przygotowywanie umów, wniosków i dokumentacji z zakresu wykonywanych zadań;
-
opracowywanie i wykonywanie zaproszeń, dyplomów i listów gratulacyjnych w ramach zadań referatu;
-
przygotowywanie i terminowe przekazywanie wszelkiego typu sprawozdawczości;
-
przygotowywanie ocen, analiz, informacji na użytek wójta i organów gminy;
-
zapewnienie realizacji zadań obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego w czasie pokoju oraz zadań mających na celu ochronę ludności i mienia przed niebezpieczeństwami wynikającymi z działań wojennych, klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska;
-
szczególna dbałość o mienie gminy, polegająca na ścisłym przestrzeganiu zasad gospodarności, celowości podejmowanych działań oraz staranności w przygotowaniu decyzji;
-
prowadzenie archiwum dokumentacji zgodnie z obowiązującymi w tej mierze przepisami i potrzebami;
-
realizowanie zadań gminy w zakresie zamówień publicznych;
-
przygotowywanie projektów: uchwał, zarządzeń, umów zleceń i umów o dzieło oraz ich realizacja w zakresie zadań prowadzonych przez referat,
-
wytwarzanie i wprowadzanie informacji z zakresu pracy referatu do BIP i strony internetowej urzędu,
-
pomoc radzie, właściwym rzeczowym komisjom rady w wykonywaniu zadań,
-
współdziałanie ze skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu gminy,
-
współdziałanie z sekretarzem gminy w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników danego referatu czy stanowiska.
-
Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych na poszczególnych stanowiskach pracy:
-
rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie
instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
-
2) rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
-
Każdy pracownik prowadzi teczkę organizacyjną stanowiska pracy, która powinna zawierać:
-
wykaz jednostek, z którymi współpracuje pracownik wykonując swoje zadania,
-
zakres czynności stanowiska pracy (wyciąg z regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy),
-
skorowidz (wykaz) i zbiór przepisów obowiązujących na danym stanowisku pracy,
-
wykaz teczek rzeczowych prowadzonych na danym stanowisku pracy (numery i ich tytuły oraz kategorie archiwalne zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt),
-
wykaz rejestrów i ewidencji prowadzonych na danym stanowisku pracy,
-
upoważnienia i pełnomocnictwa Wójta Gminy do załatwiania określonych spraw i podejmowania określonych decyzji administracyjnych w Jego imieniu.
-
Zakres obowiązków i czynności na stanowisku pracy:
-
sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji;
-
przeprowadzanie kontroli wewnętrznej;
-
nadzorowanie przestrzegania prawa przy załatwianiu spraw w postępowaniu administracyjnym;
-
nadzór nad przygotowaniem i poprawnością merytoryczną projektów aktów prawnych wójta i rady;
-
organizacja i koordynowanie spraw związanych z wyborami, referendami i spisami;
-
przygotowywanie projektów zmian regulaminów i innych aktów wewnętrznych w zakresie organizacji urzędu;
-
prowadzenie rejestru skarg i wniosków, koordynacja nad prawidłowym i terminowym załatwianiem skarg, wniosków i petycji w referatach urzędu oraz jednostkach organizacyjnych;
-
prowadzenie książki kontroli przeprowadzanych w urzędzie przez jednostki kontroli zewnętrznej oraz nadzorowanie wykonania zaleceń pokontrolnych;
-
prowadzenie sprawy związanych z rozstrzygnięciami nadzorczymi oraz skargami wnoszonymi do Sądu Administracyjnego na uchwały rady lub zarządzenia wójta;
-
wykonywanie zadań związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem naboru na wolne stanowiska urzędnicze i stanowiska kierownicze;
-
nadzór na prowadzeniem spraw kadrowych w urzędzie;
-
wykonywanie wszelkich czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta nie zastrzeżonych dla przewodniczącego rady gminy i rady gminy;
-
nadzór nad przeprowadzeniem służby przygotowawczej pracowników;
-
dekretowanie korespondencji nie dekretowanej przez wójta;
-
nadzór nad elektronicznym obiegiem dokumentów w urzędzie;
-
organizowanie szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników urzędu;
-
nadzorowanie prac związanych z przeprowadzaniem przez komisję inwentaryzacyjną spisów z natury składników majątkowych;
-
nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z ubezpieczeniem mienia gminnego;
-
koordynacja i nadzorowanie udzielania informacji publicznej przez pracowników urzędu;
-
koordynacja i nadzór nad zakupem środków trwałych dla urzędu;
-
opracowywanie zakresów czynności dla kierowników referatów;
-
kierowanie pracą urzędu w przypadku nieobecności wójta lub zastępcy wójta w ramach udzielonych upoważnień;
-
nadzorowanie czynności związanych z dokonywaniem okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników;
-
nadzorowanie przestrzegania w urzędzie przepisów ochrony danych osobowych;
-
wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach administracyjnych z zakresu administracji publicznej na podstawie upoważnień udzielonych przez Wójta;
-
opracowywanie projekt Statutu Gminy oraz projekty zmian tych dokumentów;
-
współdziałanie z komisjami rady gminy;
-
na podstawie udzielonego przez wójta pełnomocnictwa może:
a)sprawować funkcje kierownika administracyjnego urzędu gminy,
b)ustalać zakresy czynności na poszczególnych stanowiskach pracy;
-
prowadzenie sprawy związane z praktykami zawodowymi uczniów;
-
prowadzenie rejestrów i zbiorów upoważnień oraz pełnomocnictw dla pracowników udzielonych przez wójta do wykonywania zadań w jego imieniu;
-
koordynowanie prace dotyczące przygotowania i wnoszenia pod obrady rady gminy projektów uchwał i innych materiałów przedstawionych przez wójta;
-
czuwanie nad realizacją przez urząd aktów prawnych władzy i administracji rządowej oraz uchwał rady gminy;
-
branie udział w opracowywaniu sprawozdań z realizacji uchwał rady gminy;
-
sprawowanie nadzoru i kontroli nad działalnością bibliotek publicznych i innych instytucji kultury;
-
prowadzenie rejestru instytucji kultury;
-
prowadzenie sprawy związanych z wyborem i odwołaniem ławników sądowych;
-
nadzorowanie prac związanych ze sprawozdawczością statystyczną;
-
nadzorowanie prac związanych z promocją gminy;
-
wykonywanie innych zadań na polecenie i z upoważnienia wójta;
-
współdziałanie z administracją rządową i samorządową;
-
prowadzenie zbioru „kart usług” oraz udostępnianie ich interesantom oraz wydawanie druków urzędowych formularzy oraz załączników do kart usług;
-
opracowanie procedury rekrutacji i selekcji pracowników;
-
kontrola dyscypliny pracy;
-
przygotowywanie projektów zarządzeń wójta w sprawach objętych zakresem czynności dla kadr (regulamin pracy, określenie dodatkowych dni wolnych od pracy, regulamin wynagradzania pracowników urzędu);
-
sporządzanie umów o używanie prywatnych pojazdów pracowników do celów służbowych;
-
ewidencjonowanie publikacji (książek i czasopism) nabytych przez urząd oraz ich archiwizacja;
-
zapewnienie koordynowania realizacji zadań wójta jako organu wykonawczego gminy, w tym:
-
nadzór nad prowadzeniem centralnego rejestru zarządzeń wójta oraz zapewnienie ich właściwego wewnętrznego obiegu w urzędzie,
-
prowadzenie bieżących spraw na zlecenie wójta,
-
koordynacja i prowadzenie kampanii informacyjnych, na zlecenie wójta;
-
organizowanie i koordynowanie staży pracy, robót publicznych i prac interwencyjnych;
-
prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem, naborem i przeprowadzaniem wyborów ławników sądowych;
-
przygotowywanie projektów uchwał w sprawie tworzenia sieci szkolnej z uwzględnieniem prognoz demograficznych, uwarunkowań społecznych, pedagogicznych oraz ekonomicznych;
-
przygotowywanie projektów statutów nowo zakładanych placówek oświatowych oraz propozycji zmian w statutach już uchwalonych;
-
przygotowywanie dokumentacji związanych z tworzeniem, likwidacją i przekształcaniem placówek oświatowych;
-
prowadzenie spraw związanych z powoływaniem i odwoływaniem dyrektorów szkół podstawowych;
-
przygotowywanie konkursów na stanowisko dyrektora placówki oświatowej;
-
prowadzenie spraw dotyczących dokonywania ocen dyrektorów placówek oświatowych;
-
prowadzenie całokształtu spraw związanych z procedurą awansu zawodowego nauczycieli;
-
analiza i opiniowanie arkuszy organizacyjnych placówek oświatowych, dla których gmina jest organem prowadzącym;
-
przygotowywanie projektu regulaminu wynagradzania dla nauczycieli określający wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania dodatków do wynagrodzenia nauczycieli, wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe, godziny doraźnych zastępstw oraz nagród i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy;
-
prowadzenie dokumentacji związanej z udzielaniem pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów;
-
prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym nauczycieli należących do kompetencji gminy;
-
nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach biurowych urzędu gminy;
-
kierowanie realizacji zadań gminy w zakresie spraw wyznaczonych referatowi, sprawowanie kontroli i nadzoru nad pracą kierowanego przez siebie referatu oraz zapewnienie koordynacji działalności referatu;
-
w zakresie wskazanym przez wójta wykonywanie obowiązków zwierzchnika służbowego wobec podległych pracowników;
-
nadzorowanie terminowego i zgodnego z prawem załatwiania spraw należących do zakresu działania referatu;
-
zapewnienia podnoszenia kwalifikacji zawodowych podległych im pracowników;
-
bieżąca ocena wykonanej pracy przez podległych pracowników i występowanie z wnioskami w ich spawie (zatrudnianie, nagrody, kary, awanse);
-
przeprowadzanie okresowej oceny kwalifikacyjnej podległych im pracowników;
-
zapewnienie przestrzegania przepisów na stanowiskach pracy, w tym przepisów o ochronie danych osobowych, tajemnicy państwowej i służbowej, przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ochronie przeciwpożarowej, o dostępie do informacji publicznej oraz o zamówieniach publicznych;
-
zapewnienie przestrzegania przez podległych pracowników porządku i dyscypliny pracy, w tym racjonalnego wykorzystywania czasu pracy;
-
przedstawianie projektu podziału zadań między podległymi pracownikami;
-
podejmowanie inicjatyw we zakresie wydawania przepisów gminnych bądź innego uregulowania określonych spraw należących do zakresu działania referatu, współdziałanie w opracowywaniu projektów uchwał rady, zarządzeń wójta, umów, porozumień i innych aktów prawnych;
-
nadzorowanie nad wytwarzaniem i wprowadzaniem informacji z zakresu pracy referatu do BIP i strony internetowej urzędu;
-
współdziałanie z organami administracji publicznej, gminnymi jednostkami organizacyjnymi, jednostkami pomocniczymi gminy i organizacjami mieszkańców gminy;
-
zapewnienie właściwej współpracy między radnymi oraz organami jednostek pomocniczych gminy, w tym przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych,
-
współdziałanie ze skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu gminy,
-
opracowywanie i wykonywanie zaproszeń, dyplomów i listów gratulacyjnych w ramach zadań referatu.
VII. Zakres uprawnień:
-
Uprawnienia pracownika samorządowego regulują przepisy prawa pracy, a w szczególności:
-
ustawa z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych,
-
Regulamin Pracy Urzędu Gminy Jakubów,
VIII. Zakres odpowiedzialności
Pani Justyna Miłaczewska jest odpowiedzialna za:
-
Prawidłowe i terminowe wykonywanie zadań wymienionych w niniejszym zakresie
obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.
-
Wnikliwe i terminowe rozpatrywanie wniosków, skarg i innych sygnałów od społeczeństw
oraz prawidłowe załatwianie spraw interesantów.
-
Terminowe sporządzanie i przekazywanie sprawozdań statystycznych i innych.
-
Prawidłowe zabezpieczenie dokumentów na stanowisku pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu.
-
Prawidłowe zabezpieczenie pieczęci w czasie i po zakończeniu pracy.
-
Przydzielone wyposażenie należy wykorzystywać zgodnie z przeznaczeniem i dbać o jego właściwy stan.