Sekretarz gminy współpracując z wójtem ma zapewnić sprawne działanie urzędu. Sekretarz zarządzając gminnym system kadr powinien zapewnić pracownikom odpowiednią motywację do wykonywania obowiązków, tak by odczuwali oni konkurencyjność i jednocześnie dążyli do stabilizacji pracy. Dba przez to by pracownicy podnosili swoje kwalifikacje. Zajmuje się organizacją szkoleń i prowadzeniem spraw doskonalenia zawodowego pracowników urzędu.

Zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności

Dla Pani Justyny Miłaczewskiej

Zatrudnionej na stanowisku: Sekretarz Gminy – pełniący funkcję Kierownika Referatu Organizacyjno - Administracyjnego w Referacie Organizacyjno – Administracyjnym .

I. Podległość służbowa

Przełożonym wszystkich pracowników Urzędu jest Wójt Gminy, który ma prawo wydawać polecenia służbowe każdemu pracownikowi Urzędu.

Pani bezpośrednim przełożonym jest Wójt.

II. Zakres obowiązków wynikających z art. 100 Kodeksu pracy:

1. Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

2. Pracownik jest obowiązany w szczególności:

1) przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy,

2) przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku,

3) przestrzegać przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych,

4) dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,

5) przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach,

6) przestrzegać w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

III. Zakres obowiązków wynikających z art. 211 Kodeksu Pracy:

Przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy jest podstawowym obowiązkiem pracownika. W szczególności pracownik jest obowiązany:

1) znać przepisy i zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, brać udział w szkoleniu i instruktażu z tego zakresu oraz poddawać się wymaganym egzaminom sprawdzającym;

2) wykonywać pracę w sposób zgodny z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stosować się do wydawanych w tym zakresie poleceń i wskazówek przełożonych;

3) dbać o należyty stan maszyn, urządzeń, narzędzi i sprzętu oraz o porządek i ład w miejscu pracy;

4) stosować środki ochrony zbiorowej;

5) poddawać się wstępnym, okresowym i kontrolnym oraz innym zaleconym badaniom lekarskim i stosować się do wskazań lekarskich;

6) niezwłocznie zawiadomić przełożonego o zauważonym w zakładzie pracy wypadku albo zagrożeniu życia lub zdrowia ludzkiego oraz ostrzec współpracowników, a także inne osoby znajdujące się w rejonie zagrożenia, o grożącym im niebezpieczeństwie;

7) współdziałać z pracodawcą i przełożonymi w wypełnianiu obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

IV. Zakres obowiązków pracownika samorządowego:

1. Przestrzeganie obowiązków określonych w:

1. ustawie z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych,

2. w sprawach nie unormowanych w ww. ustawie przepisów prawa powszechnie obowiązujących;

3. w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Jakubów;

4. w Regulaminie Pracy Urzędu Gminy Jakubów.

V. Zadania wspólne pracowników Urzędu.

1. Do wspólnych zadań pracowników ze względu na rodzaj prowadzonych spraw należy w szczególności:

1. posiadanie odpowiednich kwalifikacji i znajomość przepisów prawnych w zakresie prawa samorządowego, kodeksu postępowania administracyjnego, prawa administracyjnego i przepisów gminnych, jak również w niezbędnym zakresie prawa cywilnego i karnego oraz finansowego;

2. zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań;

3. zapewnienie prawidłowego elektronicznego obiegu dokumentów;

4. właściwe przechowywanie i zabezpieczenie dokumentacji wytworzonej na stanowisku pracy w sposób określony instrukcją kancelaryjną oraz przekazywanie dokumentacji wytworzonej na stanowisku do archiwum zakładowego;

5. przygotowywanie zagadnień, projektów dokumentów, projektów uchwał na posiedzenia rady gminy oraz zarządzeń wójta i nadawanie biegu ich realizacji;

6. współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego, administracją rządową, organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami w zakresie przypisanych kompetencji;

7. umiejętność właściwego kontaktowania się z mieszkańcami oraz administracją samorządową i rządową;

8. współpraca podczas rozpatrywania skarg i wniosków według właściwości;

9. organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu ochrony tajemnic prawnie chronionych oraz ochrony danych osobowych;

10. przygotowywanie umów, wniosków i dokumentacji z zakresu wykonywanych zadań;

11. opracowywanie i wykonywanie zaproszeń, dyplomów i listów gratulacyjnych w ramach zadań referatu;

12. przygotowywanie i terminowe przekazywanie wszelkiego typu sprawozdawczości;

13. przygotowywanie ocen, analiz, informacji na użytek wójta i organów gminy;

14. zapewnienie realizacji zadań obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego w czasie pokoju oraz zadań mających na celu ochronę ludności i mienia przed niebezpieczeństwami wynikającymi z działań wojennych, klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska;

15. szczególna dbałość o mienie gminy, polegająca na ścisłym przestrzeganiu zasad gospodarności, celowości podejmowanych działań oraz staranności w przygotowaniu decyzji;

16. prowadzenie archiwum dokumentacji zgodnie z obowiązującymi w tej mierze przepisami i potrzebami;

17. realizowanie zadań gminy w zakresie zamówień publicznych;

18. przygotowywanie projektów: uchwał, zarządzeń, umów zleceń i umów o dzieło oraz ich realizacja w zakresie zadań prowadzonych przez referat,

19. wytwarzanie i wprowadzanie informacji z zakresu pracy referatu do BIP i strony internetowej urzędu,

20. pomoc radzie, właściwym rzeczowym komisjom rady w wykonywaniu zadań,

21. współdziałanie ze skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu gminy,

22. współdziałanie z sekretarzem gminy w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników danego referatu czy stanowiska.

2. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych na poszczególnych stanowiskach pracy:

1. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie

instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,

2. 2) rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

3. Każdy pracownik prowadzi teczkę organizacyjną stanowiska pracy, która powinna zawierać:

1. wykaz jednostek, z którymi współpracuje pracownik wykonując swoje zadania,

2. zakres czynności stanowiska pracy (wyciąg z regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy),

3. skorowidz (wykaz) i zbiór przepisów obowiązujących na danym stanowisku pracy,

4. wykaz teczek rzeczowych prowadzonych na danym stanowisku pracy (numery i ich tytuły oraz kategorie archiwalne zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt),

5. wykaz rejestrów i ewidencji prowadzonych na danym stanowisku pracy,

6. upoważnienia i pełnomocnictwa Wójta Gminy do załatwiania określonych spraw i podejmowania określonych decyzji administracyjnych w Jego imieniu.

6. Zakres obowiązków i czynności na stanowisku pracy:

1. sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji;

2. przeprowadzanie kontroli wewnętrznej;

3. nadzorowanie przestrzegania prawa przy załatwianiu spraw w postępowaniu administracyjnym;

4. nadzór nad przygotowaniem i poprawnością merytoryczną projektów aktów prawnych wójta i rady;

5. organizacja i koordynowanie spraw związanych z wyborami, referendami i spisami;

6. przygotowywanie projektów zmian regulaminów i innych aktów wewnętrznych w zakresie organizacji urzędu;

7. prowadzenie rejestru skarg i wniosków, koordynacja nad prawidłowym i terminowym załatwianiem skarg, wniosków i petycji w referatach urzędu oraz jednostkach organizacyjnych;

8. prowadzenie książki kontroli przeprowadzanych w urzędzie przez jednostki kontroli zewnętrznej oraz nadzorowanie wykonania zaleceń pokontrolnych;

9. prowadzenie sprawy związanych z rozstrzygnięciami nadzorczymi oraz skargami wnoszonymi do Sądu Administracyjnego na uchwały rady lub zarządzenia wójta;

10. wykonywanie zadań związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem naboru na wolne stanowiska urzędnicze i stanowiska kierownicze;

11. nadzór na prowadzeniem spraw kadrowych w urzędzie;

12. wykonywanie wszelkich czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta nie zastrzeżonych dla przewodniczącego rady gminy i rady gminy;

13. nadzór nad przeprowadzeniem służby przygotowawczej pracowników;

14. dekretowanie korespondencji nie dekretowanej przez wójta;

15. nadzór nad elektronicznym obiegiem dokumentów w urzędzie;

16. organizowanie szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników urzędu;

17. nadzorowanie prac związanych z przeprowadzaniem przez komisję inwentaryzacyjną spisów z natury składników majątkowych;

18. nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z ubezpieczeniem mienia gminnego;

19. koordynacja i nadzorowanie udzielania informacji publicznej przez pracowników urzędu;

20. koordynacja i nadzór nad zakupem środków trwałych dla urzędu;

21. opracowywanie zakresów czynności dla kierowników referatów;

22. kierowanie pracą urzędu w przypadku nieobecności wójta lub zastępcy wójta w ramach udzielonych upoważnień;

23. nadzorowanie czynności związanych z dokonywaniem okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników;

24. nadzorowanie przestrzegania w urzędzie przepisów ochrony danych osobowych;

25. wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach administracyjnych z zakresu administracji publicznej na podstawie upoważnień udzielonych przez Wójta;

26. opracowywanie projekt Statutu Gminy oraz projekty zmian tych dokumentów;

27. współdziałanie z komisjami rady gminy;

28. na podstawie udzielonego przez wójta pełnomocnictwa może:

a)sprawować funkcje kierownika administracyjnego urzędu gminy,

b)ustalać zakresy czynności na poszczególnych stanowiskach pracy;

29. prowadzenie sprawy związane z praktykami zawodowymi uczniów;

30. prowadzenie rejestrów i zbiorów upoważnień oraz pełnomocnictw dla pracowników udzielonych przez wójta do wykonywania zadań w jego imieniu;

31. koordynowanie prace dotyczące przygotowania i wnoszenia pod obrady rady gminy projektów uchwał i innych materiałów przedstawionych przez wójta;

32. czuwanie nad realizacją przez urząd aktów prawnych władzy i administracji rządowej oraz uchwał rady gminy;

33. branie udział w opracowywaniu sprawozdań z realizacji uchwał rady gminy;

34. sprawowanie nadzoru i kontroli nad działalnością bibliotek publicznych i innych instytucji kultury;

35. prowadzenie rejestru instytucji kultury;

36. prowadzenie sprawy związanych z wyborem i odwołaniem ławników sądowych;

37. nadzorowanie prac związanych ze sprawozdawczością statystyczną;

38. nadzorowanie prac związanych z promocją gminy;

39. wykonywanie innych zadań na polecenie i z upoważnienia wójta;

40. współdziałanie z administracją rządową i samorządową;

41. prowadzenie zbioru „kart usług” oraz udostępnianie ich interesantom oraz wydawanie druków urzędowych formularzy oraz załączników do kart usług;

42. opracowanie procedury rekrutacji i selekcji pracowników;

43. kontrola dyscypliny pracy;

44. przygotowywanie projektów zarządzeń wójta w sprawach objętych zakresem czynności dla kadr (regulamin pracy, określenie dodatkowych dni wolnych od pracy, regulamin wynagradzania pracowników urzędu);

45. sporządzanie umów o używanie prywatnych pojazdów pracowników do celów służbowych;

46. ewidencjonowanie publikacji (książek i czasopism) nabytych przez urząd oraz ich archiwizacja;

47. zapewnienie koordynowania realizacji zadań wójta jako organu wykonawczego gminy, w tym:

1. nadzór nad prowadzeniem centralnego rejestru zarządzeń wójta oraz zapewnienie ich właściwego wewnętrznego obiegu w urzędzie,

2. prowadzenie bieżących spraw na zlecenie wójta,

3. koordynacja i prowadzenie kampanii informacyjnych, na zlecenie wójta;

48. organizowanie i koordynowanie staży pracy, robót publicznych i prac interwencyjnych;

49. prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem, naborem i przeprowadzaniem wyborów ławników sądowych;

50. przygotowywanie projektów uchwał w sprawie tworzenia sieci szkolnej z uwzględnieniem prognoz demograficznych, uwarunkowań społecznych, pedagogicznych oraz ekonomicznych;

51. przygotowywanie projektów statutów nowo zakładanych placówek oświatowych oraz propozycji zmian w statutach już uchwalonych;

52. przygotowywanie dokumentacji związanych z tworzeniem, likwidacją i przekształcaniem placówek oświatowych;

53. prowadzenie spraw związanych z powoływaniem i odwoływaniem dyrektorów szkół podstawowych;

54. przygotowywanie konkursów na stanowisko dyrektora placówki oświatowej;

55. prowadzenie spraw dotyczących dokonywania ocen dyrektorów placówek oświatowych;

56. prowadzenie całokształtu spraw związanych z procedurą awansu zawodowego nauczycieli;

57. analiza i opiniowanie arkuszy organizacyjnych placówek oświatowych, dla których gmina jest organem prowadzącym;

58. przygotowywanie projektu regulaminu wynagradzania dla nauczycieli określający wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania dodatków do wynagrodzenia nauczycieli, wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe, godziny doraźnych zastępstw oraz nagród i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy;

59. prowadzenie dokumentacji związanej z udzielaniem pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów;

60. prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym nauczycieli należących do kompetencji gminy;

61. nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach biurowych urzędu gminy;

62. kierowanie realizacji zadań gminy w zakresie spraw wyznaczonych referatowi, sprawowanie kontroli i nadzoru nad pracą kierowanego przez siebie referatu oraz zapewnienie koordynacji działalności referatu;

63. w zakresie wskazanym przez wójta wykonywanie obowiązków zwierzchnika służbowego wobec podległych pracowników;

64. nadzorowanie terminowego i zgodnego z prawem załatwiania spraw należących do zakresu działania referatu;

65. zapewnienia podnoszenia kwalifikacji zawodowych podległych im pracowników;

66. bieżąca ocena wykonanej pracy przez podległych pracowników i występowanie z wnioskami w ich spawie (zatrudnianie, nagrody, kary, awanse);

67. przeprowadzanie okresowej oceny kwalifikacyjnej podległych im pracowników;

68. zapewnienie przestrzegania przepisów na stanowiskach pracy, w tym przepisów o ochronie danych osobowych, tajemnicy państwowej i służbowej, przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ochronie przeciwpożarowej, o dostępie do informacji publicznej oraz o zamówieniach publicznych;

69. zapewnienie przestrzegania przez podległych pracowników porządku i dyscypliny pracy, w tym racjonalnego wykorzystywania czasu pracy;

70. przedstawianie projektu podziału zadań między podległymi pracownikami;

71. podejmowanie inicjatyw we zakresie wydawania przepisów gminnych bądź innego uregulowania określonych spraw należących do zakresu działania referatu, współdziałanie w opracowywaniu projektów uchwał rady, zarządzeń wójta, umów, porozumień i innych aktów prawnych;

72. nadzorowanie nad wytwarzaniem i wprowadzaniem informacji z zakresu pracy referatu do BIP i strony internetowej urzędu;

73. współdziałanie z organami administracji publicznej, gminnymi jednostkami organizacyjnymi, jednostkami pomocniczymi gminy i organizacjami mieszkańców gminy;

74. zapewnienie właściwej współpracy między radnymi oraz organami jednostek pomocniczych gminy, w tym przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych,

75. współdziałanie ze skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu gminy,

76. opracowywanie i wykonywanie zaproszeń, dyplomów i listów gratulacyjnych w ramach zadań referatu.

VII. Zakres uprawnień:

1. Uprawnienia pracownika samorządowego regulują przepisy prawa pracy, a w szczególności:

1. ustawa z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych,

2. Regulamin Pracy Urzędu Gminy Jakubów,

VIII. Zakres odpowiedzialności

Pani Justyna Miłaczewska jest odpowiedzialna za:

1. Prawidłowe i terminowe wykonywanie zadań wymienionych w niniejszym zakresie

obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.

2. Wnikliwe i terminowe rozpatrywanie wniosków, skarg i innych sygnałów od społeczeństw

oraz prawidłowe załatwianie spraw interesantów.

3. Terminowe sporządzanie i przekazywanie sprawozdań statystycznych i innych.

4. Prawidłowe zabezpieczenie dokumentów na stanowisku pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu.

5. Prawidłowe zabezpieczenie pieczęci w czasie i po zakończeniu pracy.

6. Przydzielone wyposażenie należy wykorzystywać zgodnie z przeznaczeniem i dbać o jego właściwy stan.